職場新人如何寫好商務日語郵件——基礎知識篇

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【一】商務郵件的基本格式

其實日語商務郵件都是有其固定格式的，職場新人首先要記住商務郵件的基本格式，即商務郵件的內容構成。

①件名 　　　　　郵件標題

②宛先　　　　　　 收件人所屬公司，部門，收件人稱呼

③書き出し 寒暄用客套話

④名り 自己所屬公司，部門，自己名字

⑤本文（用件） 正文，想要聯系事情的內容

⑥結び 結尾寒暄語、客套話

⑦署名 自己所在公司，部門，自己名稱，聯系電話

從①到⑦是日語商務郵件的構成，必須牢記，缺一不可。

【二】商務郵件作成中的注意事項

1. 標題（件名）的設定：簡明扼要，一目了然，字數控制在20字以內。字數過多容易讓收件人產生一種“心煩”的感覺，也有可能被收信人郵件系統當作騷擾郵件處理掉。其實件名設定有個小技巧，只要記住下面這三點要素就能寫出讓收件人看到就像打開郵件的沖動。

①「いつ（什么時候）」

②「何の要件（什么事情）」

③「どうしたい（想聯絡什么事情）」

例如：「10月25日①　新製品の販売方針②　の會議③」

2. 收件人（宛先）寫法：商務郵件一般分為社外郵件和社內郵件，社外郵件一般按照公司名、部門名、職務名、敬稱這樣的順序書寫。社內郵件有職務的一般按照部門名、姓名＋職務 的方式書寫，沒有職務的按照部門名、姓名敬稱的順序來寫。如果同屬于一個部門的，那么部門名就不需要書寫。

3. 文頭寒暄語（ 書き出し）的寫法：這個沒有固定的，要根據具體聯絡對象，聯絡事情來決定的。比如說和供應商客戶聯系的時候一般用“お世話になります”“お世話になっております”這樣的客套話；如果聯系的是沒有見過面的客戶，那么就用“突然のメールで失禮いたします”“このたびはお世話になります”表達方式等。本篇先介紹這些基礎，關于文頭寒暄語的具體寫法以后單篇解釋說明。

4. 自報家門（名り）的寫法：相對與2的宛先（あてさき）的寫法，社外聯絡的時候寫出自己所屬公司名稱、部門名稱、姓名即可。社內聯絡的時候，與其他部門聯絡的時候寫出部門名、自己名稱，如果是同部門內聯絡，那么只寫自己名稱即可。

5. 正文的寫法：先從結論寫起，然后在敘述事情的時間、地點、人物、相關人物、做了什么、為什么、怎么做的，做到了什么程度，花費了多少這樣“6W3H”手法，把要聯絡的事情簡明扼要、分條列項清晰的表達出來。

6. 收尾的寫法：收尾一般也有固定的寒暄客套話的。比如“今後ともよろしくお願いいたします”“ご検討のほど、よろしくお願いいたします”“引き続きよろしくお願いいたします”等等。當然雖然收尾有固定的客套話，但是也是根據所聯絡的內容而定，不是固定不變的。本篇先介紹這些基礎，關于具體寫法以后單篇解釋說明。

7. 結尾署名的寫法：一般公司都是設定好的固定格式，都是已經設定好了的，這里不做過多說明。

網頁標題：職場新人如何寫好商務日語郵件——基礎知識篇
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